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Automatisierte Aufgabenverwaltung: Mehr Effizienz für Ihr Unternehmen

30.12.2024

12

Minutes

Federico De Ponte

Experte für Automatisierung bei IQMATIC

30.12.2024

12

Minuten

Federico De Ponte

Experte für Automatisierung bei IQMATIC

Stellen Sie sich vor, Sie könnten repetitive Aufgaben eliminieren und sich auf das Wesentliche konzentrieren. Die automatisierte Aufgabenverwaltung macht es möglich. Entdecken Sie die Vorteile und finden Sie heraus, wie Sie Ihre Prozesse optimieren können. Benötigen Sie Unterstützung bei der Implementierung? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.

Das Thema kurz und kompakt

Die automatisierte Aufgabenverwaltung ist entscheidend für Unternehmen, die ihre Effizienz steigern und Ressourcen optimal nutzen möchten. Sie ermöglicht die Standardisierung von Routinen und die Beschleunigung von Abläufen.

Die Implementierung der Aufgabenautomatisierung bietet vielfältige Vorteile, darunter eine Zeitersparnis von bis zu 3 Stunden pro Mitarbeiter und Woche, eine Reduzierung der Fehlerquote um 5% und eine Steigerung der Mitarbeiterproduktivität um 20%.

Die Auswahl der richtigen Software und die strategische Implementierung sind entscheidend für den Erfolg der Aufgabenautomatisierung. Unternehmen sollten sich frühzeitig mit den verschiedenen Möglichkeiten auseinandersetzen und die passende Lösung finden, um Wettbewerbsvorteile zu erzielen.

Erfahren Sie, wie automatisierte Aufgabenverwaltung Ihre Geschäftsprozesse optimiert, Kosten senkt und Ihren Mitarbeitern mehr Zeit für strategische Aufgaben verschafft. Jetzt informieren!

Effizienz steigern durch automatisierte Aufgabenverwaltung

Effizienz steigern durch automatisierte Aufgabenverwaltung

Was ist automatisierte Aufgabenverwaltung?

Die automatisierte Aufgabenverwaltung ist ein entscheidender Faktor für Unternehmen, die ihre Effizienz steigern und Ressourcen optimal nutzen möchten. Im Kern geht es darum, Routinen zu standardisieren, um Abläufe zu beschleunigen, Fehler zu reduzieren und Ressourcen zu schonen. Digitale Workflows, einschließlich automatischer Benachrichtigungen, vereinfachen komplexe Prozesse wie das Vertragsmanagement und Genehmigungsverfahren. Dies gewährleistet nicht nur Transparenz, sondern auch klare Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens. Die Allgeier Inovar bietet hierzu umfassende Lösungen.

Definition und Abgrenzung

Die Automatisierung von Aufgaben umfasst die Nutzung von Technologie, um Aufgaben ohne manuellen Eingriff auszuführen. Dies erfordert eine anfängliche Standardisierung der Prozesse, um sicherzustellen, dass die Automatisierung reibungslos funktioniert. Moderne Tools finden in verschiedenen Bereichen Anwendung, von der Administration über die Fertigung bis hin zur Lagerhaltung. Sie unterstützen das Onboarding neuer Mitarbeiter, ermöglichen papierloses Arbeiten und fördern mobiles Arbeiten. Durch die Automatisierung repetitiver Aufgaben können sich Ihre Mitarbeiter auf strategische und kreative Tätigkeiten konzentrieren, was insbesondere in Zeiten des Fachkräftemangels von Bedeutung ist. Die Workflow-Automatisierung ist ein wichtiger Bestandteil davon.

Warum ist automatisierte Aufgabenverwaltung wichtig?

Die Bedeutung der automatisierten Aufgabenverwaltung liegt in den vielfältigen Vorteilen, die sie Unternehmen bietet. Sie ermöglicht es, die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken, die Qualität zu verbessern, die Sicherheit zu erhöhen und die Skalierbarkeit zu fördern. Indem Sie repetitive und administrative Aufgaben automatisieren, können Sie Ihre Mitarbeiter von Routinearbeiten entlasten und ihnen ermöglichen, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren. Dies führt nicht nur zu einer höheren Produktivität, sondern auch zu einer gesteigerten Mitarbeiterzufriedenheit. Die Europäische Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz betont die Chancen, die sich durch die Automatisierung von Aufgaben ergeben.

Vorteile und Nutzen

Die Vorteile der automatisierten Aufgabenverwaltung sind vielfältig. Sie reichen von der Freisetzung von Mitarbeitern für strategische und kreative Arbeit bis hin zur Behebung des Fachkräftemangels. Durch die Automatisierung können Sie Ihre Ressourcen optimal nutzen und Ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken. Die Prozessautomatisierung ist ein wichtiger Schritt in diese Richtung. Zudem trägt die Automatisierung dazu bei, Fehler zu reduzieren und die Qualität Ihrer Produkte und Dienstleistungen zu verbessern. Dies führt zu einer höheren Kundenzufriedenheit und stärkt Ihr Image als zuverlässiger Partner.

Vielfältige Branchen profitieren von Aufgabenautomatisierung

Branchen und Bereiche

Die Aufgabenautomatisierung findet in einer Vielzahl von Branchen und Bereichen Anwendung. Von der Verwaltung über die Fertigung bis hin zur Lagerhaltung – überall dort, wo repetitive Aufgaben anfallen, kann die Automatisierung dazu beitragen, Prozesse zu optimieren und Ressourcen zu schonen. Auch im Personalwesen, im Finanzwesen, im Marketing und im Support gibt es zahlreiche Einsatzmöglichkeiten für die Automatisierung. Die SnapLogic bietet hierzu umfassende Informationen.

Vielfältige Einsatzmöglichkeiten

Die Einsatzmöglichkeiten der Aufgabenautomatisierung sind nahezu unbegrenzt. Sie reichen vom Onboarding neuer Mitarbeiter über papierloses Arbeiten bis hin zu mobilen Arbeitsmodellen. Auch in der IT-Abteilung gibt es zahlreiche Aufgaben, die automatisiert werden können, wie beispielsweise das Patch-Management und die Aktualisierung von Anwendungen. Durch die Automatisierung können Sie Ihre IT-Mitarbeiter von Routineaufgaben entlasten und ihnen ermöglichen, sich auf komplexere und strategischere Aufgaben zu konzentrieren. Die Pulseway bietet hierzu spezialisierte Softwarelösungen.

Beispiele für automatisierte Aufgaben

Es gibt zahlreiche Beispiele für automatisierte Aufgaben in verschiedenen Unternehmensbereichen. Im Marketing können beispielsweise Marketingkampagnen und die Rechnungsstellung automatisiert werden. Im Personalwesen können HR-Prozesse wie die Bewerberkommunikation und die Gehaltsabrechnung automatisiert werden. In der IT können IT-Aufgaben wie das Patch-Management und Anwendungsupdates automatisiert werden. Und im CRM können CRM-Prozesse wie Aufgaben basierend auf dem Deal-Status automatisiert werden. Bitrix24 bietet hierzu eine umfassende Plattform.

Konkrete Anwendungen

Die konkreten Anwendungen der automatisierten Aufgabenverwaltung sind vielfältig und branchenübergreifend. So können beispielsweise im Kundenservice E-Mails automatisch beantwortet und Anfragen an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet werden. In der Logistik können Versandprozesse automatisiert und Sendungsverfolgungen in Echtzeit bereitgestellt werden. Und im Finanzwesen können Zahlungserinnerungen automatisch versendet und Rechnungen automatisch verbucht werden. Durch die Automatisierung dieser und anderer Aufgaben können Sie Ihre Prozesse optimieren, Kosten senken und die Effizienz steigern.

Softwareauswahl: Finden Sie die passende Lösung für Ihr Unternehmen

Überblick über verschiedene Softwarelösungen

Der Markt bietet eine Vielzahl von Softwarelösungen für die Aufgabenautomatisierung, von Allroundern bis hin zu Spezialisten. Zu den bekanntesten Lösungen gehören ClickUp, Wrike, Asana, LeapWork, ProcessMaker, Pipefy, Zapier, RoboTask, Alfred, Kissflow, Integrify, Gravity Flow, Flokzu, Nintex, Trello, Make, Bitrix24, Personio, SnapLogic, Pulseway und Power Automate. Jede dieser Lösungen bietet unterschiedliche Funktionen und Schwerpunkte, sodass es wichtig ist, die richtige Lösung für Ihre individuellen Bedürfnisse zu finden. ClickUp wird oft als eine der besten Optionen hervorgehoben.

Von Allroundern bis Spezialisten

Die verschiedenen Softwarelösungen unterscheiden sich nicht nur in ihrem Funktionsumfang, sondern auch in ihrer Benutzerfreundlichkeit und ihrem Preis. Einige Lösungen sind eher für kleine Unternehmen geeignet, während andere eher für große Unternehmen konzipiert sind. Einige Lösungen sind sehr einfach zu bedienen, während andere eine gewisse Einarbeitungszeit erfordern. Es ist daher wichtig, die verschiedenen Lösungen sorgfältig zu vergleichen und diejenige auszuwählen, die am besten zu Ihren Anforderungen passt. Unsere Tools zur Workflow-Automatisierung bieten Ihnen einen guten Überblick.

Kriterien für die Auswahl

Bei der Auswahl der richtigen Software für die Aufgabenautomatisierung sollten Sie verschiedene Kriterien berücksichtigen. Dazu gehören der Funktionsumfang, die Integrationsmöglichkeiten, die Preisgestaltung, die E-Mail-Funktionalitäten und die Benutzerfreundlichkeit. Es ist wichtig, dass die Software alle Funktionen bietet, die Sie für die Automatisierung Ihrer Aufgaben benötigen. Zudem sollte sie sich nahtlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integrieren lassen. Auch die Preisgestaltung spielt eine wichtige Rolle, insbesondere für kleine Unternehmen mit begrenztem Budget. Awork bietet hierzu wertvolle Einblicke.

Worauf Sie achten sollten

Neben den genannten Kriterien sollten Sie auch auf die Benutzerfreundlichkeit der Software achten. Eine intuitive Benutzeroberfläche und eine einfache Bedienung sind entscheidend für den Erfolg der Automatisierung. Zudem sollten Sie darauf achten, dass die Software über gute E-Mail-Funktionalitäten verfügt, um Ihre Mitarbeiter und Kunden automatisch über wichtige Ereignisse zu informieren. Auch der Support des Anbieters spielt eine wichtige Rolle. Stellen Sie sicher, dass Sie bei Fragen und Problemen schnell und kompetent unterstützt werden.

Aufgabenautomatisierung in der Praxis: So gelingt die Implementierung

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Die Implementierung der Aufgabenautomatisierung erfordert eine sorgfältige Planung und Umsetzung. Im ersten Schritt sollten Sie die Aufgaben identifizieren, die Sie automatisieren möchten. Anschließend sollten Sie die passende Lösung auswählen und die Datentrigger festlegen. Bevor Sie die Automatisierung in Betrieb nehmen, sollten Sie die Plattform gründlich testen, um sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert. NetTask bietet eine Anleitung zur Automatisierung mit Microsoft Power Automate.

Vom Problem zur Lösung

Der Weg von der Problemstellung zur automatisierten Lösung beginnt mit einer detaillierten Analyse der bestehenden Prozesse. Identifizieren Sie Engpässe, repetitive Aufgaben und manuelle Tätigkeiten, die Fehlerquellen darstellen. Definieren Sie klare Ziele für die Automatisierung und wählen Sie die passende Software und die richtigen Tools aus. Erstellen Sie einen detaillierten Plan für die Implementierung und testen Sie die Automatisierung in einer Testumgebung, bevor Sie sie in Betrieb nehmen. Kontinuierliche Überwachung und Anpassung der automatisierten Workflows sind entscheidend für den langfristigen Erfolg.

Best Practices

Für eine erfolgreiche Implementierung der Aufgabenautomatisierung gibt es einige Best Practices, die Sie beachten sollten. Standardisieren Sie Ihre Prozesse, bevor Sie mit der Automatisierung beginnen. Überwachen und passen Sie die automatisierten Workflows kontinuierlich an. Integrieren Sie die Datenvisualisierung, beispielsweise mit Power BI, um die Ergebnisse der Automatisierung zu analysieren und zu optimieren. Automatisierung von Routineaufgaben mit Python kann ebenfalls eine gute Option sein.

Tipps und Tricks für eine erfolgreiche Implementierung

Ein wichtiger Tipp für die erfolgreiche Implementierung ist die Einbeziehung Ihrer Mitarbeiter. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die Vorteile der Automatisierung und schulen Sie sie im Umgang mit der neuen Software. Fördern Sie die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen, um sicherzustellen, dass die Automatisierung optimal auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt ist. Und vergessen Sie nicht, den Erfolg der Automatisierung zu messen und die Ergebnisse zu kommunizieren.

KI-gestützte Aufgabenverwaltung: Intelligente Automatisierung für mehr Effizienz

Automatisierte Aufgabenzuweisung durch KI

Die künstliche Intelligenz (KI) spielt eine immer größere Rolle im Aufgabenmanagement. KI-gestützte Systeme können Aufgaben automatisch den richtigen Mitarbeitern zuweisen, basierend auf deren Fähigkeiten, Verfügbarkeit und aktuellen Auslastung. Dies führt zu einer effizienteren Aufgabenverteilung und einer höheren Produktivität. Sally bietet eine KI-basierte Lösung für die automatische Aufgabenzuweisung.

Intelligente Zuweisung

Die KI-gestützte Aufgabenzuweisung identifiziert verantwortliche Mitarbeiter und benachrichtigt sie über aktualisierte Aufgabenlisten. Dies reduziert das Micromanagement und sorgt für klare Verantwortlichkeiten. Zudem werden kritische Aufgaben proaktiv gemeldet, sodass Führungskräfte sich auf strategische Entscheidungen konzentrieren können. Die KI verhindert Informationsverluste und stellt eine dokumentierte Aufgabenliste bereit.

Vorteile der KI-gestützten Automatisierung

Die Vorteile der KI-gestützten Automatisierung sind vielfältig. Sie reichen von der Verhinderung von Informationsverlusten bis hin zur Bereitstellung einer dokumentierten Aufgabenliste. Durch die KI können Sie Ihre Prozesse optimieren, die Effizienz steigern und Ihre Mitarbeiter von Routineaufgaben entlasten. Zudem ermöglicht die KI eine personalisierte Aufgabenverteilung, die die individuellen Fähigkeiten und Präferenzen der Mitarbeiter berücksichtigt.

Effizienzsteigerung und Entlastung

Die KI-gestützte Automatisierung ermöglicht es Führungskräften, sich auf strategische Entscheidungen zu konzentrieren, anstatt sich mit der manuellen Aufgabenzuweisung zu beschäftigen. Die KI verhindert Informationsverluste und stellt sicher, dass alle Aufgaben dokumentiert und nachverfolgbar sind. Zudem trägt die KI dazu bei, die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern, da die Aufgabenverteilung fairer und effizienter gestaltet wird.

Risikomanagement: Chancen und Herausforderungen der Aufgabenautomatisierung

Mögliche Risiken

Die Aufgabenautomatisierung birgt neben den zahlreichen Chancen auch einige Risiken. Dazu gehören der Autonomieverlust und das übermäßige Vertrauen in die Technologie. Es ist wichtig, diese Risiken zu erkennen und zu minimieren. Die Europäische Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz weist auf diese Risiken hin.

Autonomieverlust und Übermäßiges Vertrauen in Technologie

Ein möglicher Autonomieverlust kann entstehen, wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, die Kontrolle über ihre Arbeit zu verlieren. Ein übermäßiges Vertrauen in die Technologie kann dazu führen, dass Fehler nicht erkannt oder ignoriert werden. Es ist daher wichtig, die Mitarbeiter in den Automatisierungsprozess einzubeziehen und sie im Umgang mit der neuen Technologie zu schulen. Zudem sollten regelmäßige Kontrollen durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass die Automatisierung korrekt funktioniert.

Chancen und Vorteile

Die Chancen und Vorteile der Aufgabenautomatisierung überwiegen jedoch die Risiken. Durch die Automatisierung können Sie die Arbeitsbedingungen verbessern, die Exposition gegenüber gefährlichen Arbeitsumgebungen reduzieren und Ihren Mitarbeitern mehr Zeit für Weiterbildung ermöglichen. Die RPA kann hier eine wichtige Rolle spielen.

Verbesserung der Arbeitsbedingungen

Die Verbesserung der Arbeitsbedingungen ist ein wichtiger Aspekt der Aufgabenautomatisierung. Durch die Automatisierung können Sie Ihre Mitarbeiter von repetitiven und belastenden Aufgaben entlasten und ihnen ermöglichen, sich auf anspruchsvollere und kreativere Tätigkeiten zu konzentrieren. Dies führt nicht nur zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit, sondern auch zu einer besseren Work-Life-Balance.

HR-Prozesse automatisieren: Effizienzsteigerung im Personalwesen

Workflow-Automatisierung im HR-Bereich

Die Workflow-Automatisierung im HR-Bereich bietet zahlreiche Möglichkeiten, Prozesse zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Durch die Nutzung von vorgefertigten Vorlagen und No-Code-Workflow-Buildern können administrative Aufgaben automatisiert, unterschiedliche Prozesse verbunden und rechtzeitige Benachrichtigungen für kritische Aktionen sichergestellt werden. Personio bietet hierzu eine umfassende Plattform.

Prozesse optimieren

Die Optimierung von HR-Prozessen umfasst die Automatisierung von Aufgaben wie die Bewerberkommunikation, die Gehaltsabrechnung, das Onboarding neuer Mitarbeiter und die Verwaltung von Urlaubsanträgen. Durch die Automatisierung dieser Aufgaben können Sie Ihre HR-Mitarbeiter von Routinearbeiten entlasten und ihnen ermöglichen, sich auf strategische Aufgaben wie die Personalentwicklung und das Talentmanagement zu konzentrieren.

Vorteile für das HR-Team

Die Vorteile für das HR-Team sind vielfältig. Sie reichen von der Reduzierung des administrativen Aufwands über die Minimierung manueller Fehler bis hin zur Verbesserung der Mitarbeitererfahrung durch Automatisierung repetitiver Aufgaben. Die Workflow spielt hier eine zentrale Rolle.

Effizienz und Compliance

Die Automatisierung im HR-Bereich trägt dazu bei, die Effizienz zu steigern und die Compliance sicherzustellen. Durch die Automatisierung können Sie sicherstellen, dass alle Prozesse korrekt und konsistent ablaufen und dass alle relevanten Gesetze und Vorschriften eingehalten werden. Zudem können Sie die Mitarbeitererfahrung verbessern, indem Sie repetitive Aufgaben automatisieren und den Mitarbeitern mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten ermöglichen.

Zukunft der Aufgabenverwaltung: Trends und Innovationen

Zusammenfassung der wichtigsten Erkenntnisse

Die automatisierte Aufgabenverwaltung ist ein wesentlicher Bestandteil moderner Unternehmen. Die richtige Software und die strategische Implementierung sind entscheidend für den Erfolg. Durch die Automatisierung können Sie Ihre Prozesse optimieren, die Effizienz steigern, Kosten senken und die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern. Es ist daher wichtig, sich mit den verschiedenen Möglichkeiten der Aufgabenautomatisierung auseinanderzusetzen und die für Ihr Unternehmen passende Lösung zu finden.

Die Zukunft der Aufgabenverwaltung

Die Zukunft der Aufgabenverwaltung wird von der kontinuierlichen Weiterentwicklung von KI-gestützten Lösungen und der zunehmenden Integration von Automatisierung in verschiedene Geschäftsbereiche geprägt sein. Unternehmen, die sich frühzeitig mit diesen Trends auseinandersetzen und die Automatisierung strategisch einsetzen, werden einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil erzielen.

Ausblick auf zukünftige Entwicklungen

Der Ausblick auf zukünftige Entwicklungen zeigt, dass die Automatisierung von Aufgaben in Unternehmen immer wichtiger wird. Durch die Automatisierung können Sie Ihre Prozesse optimieren, die Effizienz steigern, Kosten senken und die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern. Es ist daher wichtig, sich mit den verschiedenen Möglichkeiten der Aufgabenautomatisierung auseinanderzusetzen und die für Ihr Unternehmen passende Lösung zu finden.

Trends und Innovationen

Zu den wichtigsten Trends und Innovationen gehören die kontinuierliche Weiterentwicklung von KI-gestützten Lösungen und die zunehmende Integration von Automatisierung in verschiedene Geschäftsbereiche. Auch die Entwicklung von No-Code- und Low-Code-Plattformen wird die Automatisierung weiter vereinfachen und Unternehmen ermöglichen, ihre Prozesse schneller und flexibler zu automatisieren.

Automatisierte Aufgabenverwaltung: Jetzt Prozesse optimieren und Zukunft sichern


FAQ

Was versteht man unter automatisierter Aufgabenverwaltung?

Die automatisierte Aufgabenverwaltung bezeichnet den Einsatz von Technologie, um Aufgaben ohne manuellen Eingriff auszuführen. Dies umfasst die Standardisierung von Routinen, um Abläufe zu beschleunigen, Fehler zu reduzieren und Ressourcen zu schonen.

Welche Vorteile bietet die Automatisierung von Aufgaben?

Die Automatisierung von Aufgaben ermöglicht es, die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken, die Qualität zu verbessern, die Sicherheit zu erhöhen und die Skalierbarkeit zu fördern. Mitarbeiter werden von Routinearbeiten entlastet und können sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren.

In welchen Branchen findet die Aufgabenautomatisierung Anwendung?

Die Aufgabenautomatisierung findet in einer Vielzahl von Branchen Anwendung, darunter Verwaltung, Fertigung, Lagerhaltung, Personalwesen, Finanzwesen, Marketing und Support. Überall dort, wo repetitive Aufgaben anfallen, kann die Automatisierung Prozesse optimieren.

Welche Softwarelösungen gibt es für die Aufgabenautomatisierung?

Es gibt eine Vielzahl von Softwarelösungen für die Aufgabenautomatisierung, darunter ClickUp, Wrike, Asana, Bitrix24, Personio und Microsoft Power Automate. Jede Lösung bietet unterschiedliche Funktionen und Schwerpunkte, sodass es wichtig ist, die richtige Lösung für Ihre individuellen Bedürfnisse zu finden.

Wie gelingt die Implementierung der Aufgabenautomatisierung?

Die Implementierung der Aufgabenautomatisierung erfordert eine sorgfältige Planung und Umsetzung. Zuerst sollten Sie die zu automatisierenden Aufgaben identifizieren, dann die passende Lösung auswählen und die Datentrigger festlegen. Vor der Inbetriebnahme ist ein gründlicher Test der Plattform wichtig.

Welche Rolle spielt KI bei der automatisierten Aufgabenverwaltung?

Die künstliche Intelligenz (KI) spielt eine immer größere Rolle im Aufgabenmanagement. KI-gestützte Systeme können Aufgaben automatisch den richtigen Mitarbeitern zuweisen, basierend auf deren Fähigkeiten, Verfügbarkeit und aktueller Auslastung.

Welche Risiken birgt die Aufgabenautomatisierung?

Neben den zahlreichen Chancen birgt die Aufgabenautomatisierung auch Risiken wie Autonomieverlust und übermäßiges Vertrauen in die Technologie. Es ist wichtig, diese Risiken zu erkennen und zu minimieren.

Wie kann die Workflow-Automatisierung im HR-Bereich eingesetzt werden?

Die Workflow-Automatisierung im HR-Bereich bietet zahlreiche Möglichkeiten, Prozesse zu optimieren und die Effizienz zu steigern, beispielsweise durch die Automatisierung von Bewerberkommunikation, Gehaltsabrechnung und Onboarding neuer Mitarbeiter.

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